Étape 1 : Demande d'inscription

La planification des classes de mer se fait dès le 1er octobre de l'année qui précède le séjour et via le formulaire "type". Ce formulaire (demande d'inscription) est téléchargeable ci-dessous.

Le formulaire sera adressé par voie postale ou par mail au responsable "classes de mer".

Le nombre requis pour organiser un séjour doit être de 50 élèves.

Si vous êtes moins de 50 vous serez regroupés avec une autre école.

Le Centre n'est pas en mesure d'accueillir plus de 90 participants.

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Étape 2 : La prise en compte de l'inscription

Le responsable "classes de mer" prendra alors contact avec l'école, le groupement ou l'association afin d'aménager, s'il y a lieu, le séjour et/ou au besoin, recueillir de plus amples informations. Il vous enverra la confirmation de votre séjour en novembre.

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Étape 3 : Le bon de commande

Le bon de commande sera retourné complété, daté et signé dans les 10 jours ouvrables qui suivent sa réception. L'envoi peut être fait par voie postale ou par mail via le responsable "classes de mer".

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Étape 4 : L'acompte

Dès l'envoi du bon de commande, un acompte représentant 30% du montant total du séjour doit nous parvenir dans les 10 jours ouvrables. Vous calculerez ce montant sur base du tarif téléchargeable sur le site internet ou vous le trouverez sur votre devis.

Cet acompte constitue la garantie de la réservation de votre séjour. Si le paiement n'était pas effectué dans les délais requis, nous pourrions nous réserver le droit d'annuler votre demande et de proposer ces dates à d'autres groupements en attente. 

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Étape 5 : La fiche de renseignements

Cette étape est importante car elle nous renseigne sur les régimes spéciaux, les allergies éventuelles, les précautions de toute nature à respecter chez les participants, ...

Elle est à adresser, 10 jours avant la classe de mer, au membre du comité qui sera votre "personne de référence" pendant votre séjour. Son nom est renseigné en bas de page de la fiche de renseignements. Une copie sera aussi adressée par fax au Centre : 058/51.47.37.

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Étape 6 : La facture

La facture sera établie en fonction du nombre de participants indiqué sur le bon de commande. Elle doit être honorée 15 jours avant votre arrivée sur le compte BE03 0016 6802 0484 de l'ASBL Vers l'Avenir.

Si le nombre de participants présents à Coxyde est inférieur au nombre de participants renseignés sur le bon de commande, votre facture sera revue à la baisse avec un maximum de 5% de réduction.

Si le nombre de participants présents à Coxyde est supérieur au nombre de participants renseignés sur le bon de commande, votre facture sera rectifiée en fonction du nombre de personnes présentes au Centre.

Les réductions ou suppléments éventuels devront être payés dans les 15 jours qui suivent la fin du séjour.

Si contestation de la facturation, il devait y avoir, celle-ci nous parviendra dans les 8 jours qui suivent la réception de la facture rectifiée (suite à la réduction ou au supplément éventuel). Passée cette huitaine, la facture sera sensée être acceptée.

Tout litige sera confié, s'il y a lieu, à la Justice de Paix de Charleroi pour les montants inférieurs à 1860 euros ou au Tribunal de Commerce de Charleroi pour les montants supérieurs.

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CONDITIONS D'ANNULATION

En cas d'annulation, nous appliquerons les frais d'annulation suivants : 

• Plus de 60 jours avant le début du séjour : 10% du prix total

• De 59 à 31 jours avant le début du séjour : 25% du prix total

• De 30 à 16 jours avant le début du séjour : 50% du prix total

• De 15 jours jusqu'au début du séjour, ou en cas de non-présentation : 100% du prix total

Toute résiliation doit nous parvenir par mail à l'adresse : bureau.hiernaux@gmail.com​

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• Le membre du comité qui assure la gestion de votre séjour - votre "personne de référence" - a toute autorité pour l'ensemble des décisions à prendre.

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• Le Centre Jules Hiernaux fournit :

              - 3 repas / jour et une collation pour le goûter. Possibilité de lunch-packet en remplacement d'un repas.

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              - Des chambres "élèves" équipées de lits superposés (6personnes) et des chambres "accompagnants" single ou double.

                Dans chaque chambre : oreillers, taies, housses de protection oreiller & matelas et couvertures sont mis à disposition.

                Les draps ou sac de couchage peuvent être apportés par les enfants. Il y a possibilité de location de draps sur place

                (voir tarif).

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              - Les douches et sanitaires communs à chaque étage.

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              - Un local "salle de jeux" pour les activités "indoor"

               

              - Une TV "grand écran" dans le restaurant "élèves".

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              - Un tableau dans le préau extérieur.

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              - Une plaine de jeux, deux tables de ping-pong et deux kikers.

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• Tout dégât locatif sera répercuté sur votre facture finale.

 

• Les accompagnants et le personnel d'encadrement seront attentifs à faire respecter les règles du "Bien vivre ensemble". Celles-ci

       sont décrites dans le document affiché dans chaque chambre.

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• Les chambres seront libérées à 10h, le jour de votre départ. Nous vous remercions de les balayer et de vider les poubelles.

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